Nous, Swedish Orphan Biovitrum France (“Sobi”), accordons une importance particulière à la vie privée de nos clients et prospects. L’objet du présent courrier est donc de vous informer de la manière dont nous collectons, utilisons, diffusons, transférons et conservons vos données personnelles, telles que décrites dans la présente Note d’Information (« Données Personnelles »).

Quelles Données Personnelles collectons-nous ?

Les Données Personnelles susceptibles d’être traitées par Sobi incluent votre identité, vos coordonnées professionnelles telles que votre adresse postale, votre adresse email, votre téléphone fixe ou mobile, mais également votre situation professionnelle, votre spécialité, l’historique des visites avec Sobi, votre curriculum vitae, votre parcours professionnel, vos numéros d’identification professionnels (par exemple, RPPS), vos avis et opinions concernant les aires thérapeutiques, les stratégies thérapeutiques et les spécialités pharmaceutiques.

Auprès de quelles sources collectons-nous vos données ?

En plus des Données Personnelles collectées directement auprès de vous, nous collectons et obtenons vos Données Personnelles auprès de tiers tels que nos prestataires, des fournisseurs de bases de données clients spécialisés dans le domaine de la santé ou à partir de sources accessibles au public (annuaire santé, sites internet des établissements de santé).

Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles et qu’en faisons-nous ?

Vos Données Personnelles sont enregistrées dans l’outil de gestion de la relation client (CRM) de Sobi.

Le traitement de vos Données Personnelles par Sobi a pour finalités :

• de planifier, mener, rapporter et suivre les interactions avec vous, dans le respect de la Charte et du Référentiel de certification de l’activité d’information promotionnelle établi par la Haute Autorité de Santé (HAS), ainsi que la gestion de vos remarques ou observations relatives à la qualité de l’information délivrée par Sobi France,

• de vous fournir des informations pertinentes et personnalisées sur nos produits, nos aires thérapeutiques, nos formations et notre service clients en fonction de vos centres d’intérêts (par email, courrier, téléphone),
• d’effectuer une évaluation de vos préférences nous permettant d’adapter nos moyens de communications à votre égard en fonction de votre profil et/ou de votre segment,
• de vous proposer de participer à des études de marché ou des enquêtes.

Quelle est la base légale pour le traitement de vos Données Personnelles ?

Le traitement de vos Données Personnelles est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Sobi (notamment par l’identification des professionnels de santé intervenant dans les domaines d’intérêt thérapeutique de Sobi et en en termes de développement et d’organisation de l’activité).

Les intérêts légitimes poursuivis par Sobi sont mis en balance avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection de vos données personnelles. Vous pouvez nous demander à tout moment des précisions relatives à la mise en balance entre les intérêts légitimes poursuivis par Sobi et les vôtres.

L’activité de prospection et d’information promotionnelle, ainsi que la gestion de vos remarques ou observations relatives à la qualité de l’information délivrée par Sobi France s’effectue conformément à la Charte et au Référentiel de certification de la Haute Autorité de Santé. Ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Sobi France est soumis (article L. 162-17-4du code de la sécurité sociale).

S’agissant de l’envoi d’emails pour partager des informations et offres de services personnalisées ainsi que des lettres d’informations relatives à nos activités, nous recueillons votre consentement au préalable.

Avec qui pouvons-nous partager vos Données Personnelles ?

Vos Données Personnelles seront traitées par le personnel habilité au sein de Sobi, ainsi que par d’autres entités du groupe Sobi (maison mère Sobi AB, aux fins de gestion centralisée des relations avec les professionnels de santé). Sobi peut également partager vos Données Personnelles avec des tiers, par exemple (i) lorsque cela est requis par la loi, notamment aux autorités ou administrations, (ii) aux acquéreurs ou acquéreurs potentiels de notre entreprise, (iii) à tout prestataire ou fournisseur engagé par Sobi pour lui fournir des services, dans les limites nécessaires à la réalisation de ces services, ou (iv) à nos conseils, uniquement dans le cadre de la gestion d’éventuels différents et d’autres sujets juridiques le cas échéant.

Combien de temps gardons-nous vos Données Personnelles ?

Sobi conservera vos Données Personnelles pendant la durée permettant d’atteindre les finalités mentionnées ci-dessus, c’est-à-dire pendant la période pendant laquelle vous exercez votre activité professionnelle dans les domaines pertinents.

Chaque année, Sobi examinera son outil de gestion de la relation avec les professionnels de santé (CRM), afin d'identifier les professionnels avec lesquels nous n’avons eu aucune interaction au cours des 24 derniers mois ou ceux dont l’activité au regard de notre domaine thérapeutique ne justifie plus de leur présence dans notre outil. Ces professionnels seront définitivement effacés de l’outil de gestion de la relation client.

Sobi peut, au lieu d'effacer vos Données Personnelles, les anonymiser de sorte qu'elles ne puissent pas vous être associées ou rattachées.

Comment pouvez-vous accéder aux données personnelles que Sobi détient à votre sujet ?

Le responsable du traitement de vos Données Personnelles est Sobi France. Vous pouvez contacter le responsable du traitement :

• par email : RDP.FR@sobi.com
• ou par courrier à l’adresse : Immeuble Pacific 11-13 Cours Valmy 92800 Puteaux
• ou par téléphone : +33 (0)1 85 78 03 40

Quels sont vos droits ?

Si vos Données Personnelles sont incorrectes ou doivent être mises à jour, vous pouvez à tout moment demander que leur correction ou mise à jour soit faite en envoyant un courriel à RDP.FR@sobi.com

Vous pouvez également nous envoyer un e-mail si vous ne souhaitez plus que nous traitions vos Données Personnelles ou si vous préférez que nous limitions notre traitement de quelque manière que ce soit.

Veuillez noter cependant qu'un effacement de vos Données Personnelles ou une limitation de leur traitement peut signifier que nous ne serons pas en mesure de vous fournir nos services (par exemple, nos visites médicales), entièrement ou partiellement. En outre, vous pouvez recevoir une copie des données personnelles vous concernant et des informations concernant le traitement de ces Données Personnelles en adressant une demande écrite au responsable du traitement. Dans ce cas, nous vous fournirons vos Données Personnelles dans un format de données couramment utilisé.

S'agissant de l’envoi d’emails pour partager des informations et offres de service personnalisées, vous pouvez à tout moment vous désinscrire de nos listes de diffusion ou modifier vos préférences de communication.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter aux coordonnées suivantes : RDP.FR@sobi.com ou Immeuble Pacific 11-13 Cours Valmy 92800 Puteaux. Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL).

Autres traitements

Nous attirons votre attention sur le fait que vos Données Personnelles font également l’objet d’un traitement dans le cadre des interactions entre Sobi et vous, c’est-à-dire lorsque vous rencontrez ou échangez avec des collaborateurs Sobi, ce qui entraine notamment des obligations de traçabilité de nos interactions avec vous. Dans cette situation, le traitement de vos données ne peut pas faire l’objet d’une demande d’opposition et ne peuvent donner lieu à effacement que sous conditions, notamment après que la conservation des informations en cause ne soit plus considérée comme nécessaire.

Ainsi, dans l’éventualité où votre entretien avec un collaborateur de Sobi France serait suivi d’un repas impromptu, vos données feront l’objet d’un traitement aux fins de respect du dispositif d’encadrement des avantages et de transparence des liens d’intérêt. Veuillez consulter la mention d’information prévue à cet effet sur la feuille d’émargement qui vous est remise par votre interlocuteur Sobi France.

De même, vos données pourront faire l’objet d’un traitement à des fins de gestion de la pharmacovigilance (si vous notifiez un effet indésirable ou une situation spéciale), à des fins d’information médicale (si vous posez une question d’information médicale), à des fins de suivi du bon usage de nos médicaments (si vous mentionnez un usage hors AMM), à des fins de gestion de réclamations pharmaceutiques, etc.

Une mention d’information spécifique vous sera proposée pour chaque traitement de données.

Pour une information complète sur ces autres traitements, nous vous invitons à consulter la rubrique « Données Personnelles » de notre site internet Sobi France

NP-20060 - Avril 2022