Finalités
Vos données personnelles font l’objet d’un traitement par SOBI France aux fins de gestion de la relation contractuelle entre SOBI France et vous, en particulier la réalisation de la mission prévue au contrat, votre rémunération, ainsi que le respect des dispositions sociales et fiscales, des dispositifs « anti-cadeaux » et transparence des liens.

Base légale
Le traitement de données est nécessaire à l’exécution du contrat entre SOBI France et vous, à l’exécution des mesures précontractuelles correspondantes ou au respect d’une obligation légale à laquelle SOBI France est soumis (articles L. 311-2 et L. 311-3 du code de la sécurité sociale, articles L. 8222-1 et suivants, R. 8222-1 et suivants et D. 8222-5 du code du travail et articles L. 1453-1, R. 1453-2 et suivants et D. 1453-1 du code de la santé publique).

Dans le cadre de votre prise en charge, vous pouvez nous faire part d’exigences alimentaires spécifiques (allergies alimentaires, etc.). Le traitement de données qui en résulte, y compris le traitement de catégories particulières de données pouvant révéler votre état de santé ou votre appartenance religieuse, est fondé sur votre consentement libre et préalable.

Sources des données
Vos données peuvent être collectées directement auprès de vous (lorsque nous sommes en contact direct avec vous), auprès de VEEVA (fournisseur de base de données clients spécialisé dans le domaine de la santé) ou à partir de sources accessibles au public telles que l’Annuaire Santé recensant les données des professionnels figurant au sein du répertoire partagé des professionnels de santé (RPPS), du répertoire ADELI, des instances Ordinales et des sites publics des établissements de santé.

Caractère réglementaire de la fourniture des donnes
La fourniture de vos données présente un caractère contractuel. Sauf mention expresse, toutes les informations qui sont demandées par SOBI France sont obligatoires et la non-fourniture des données peut entraîner l’impossibilité de mettre en œuvre le contrat.

Durée de conservation
Vos données seront conservées pendant une durée maximale de dix (10) ans suivant leur dernière modification.
Les données relatives à vos exigences alimentaires seront conservées pendant une durée maximale d’un (1) mois suivant la fin de la manifestation.

Destinataires et transferts hors UE
Vos données sont accessibles aux départements concernés de SOBI France, aux prestataires intervenant dans l’organisation et la gestion des manifestations (en particulier CEGEDIM), aux  autorités compétente (instances ordinales ou Agence Régionale de Santé ou à la Direction Centrale du Service de Santé des Armées, ainsi qu’aux administrations compétentes (autorités fiscales, organismes de protection sociale, etc.)).

Le cas échéant, certaines données pourront être transmises aux agences d’évènementiel agissant pour le compte de SOBI France (VISTA, EGG AU CARRE, etc.), aux agences de voyage (en particulier UVET France), aux organisateurs de la manifestation (congrès, sociétés savantes, etc.) ainsi qu’aux sociétés de transport (compagnies aériennes, de transport ferroviaire, de taxis, etc.), d’hébergement (hôtels) et de restauration impliquées dans la manifestation. Lorsqu’une manifestation est organisée dans un pays tiers, votre prise en charge implique la transmission de vos données à des prestataires basés hors de l’Union européenne. Une information spécifique vous sera transmise à ce sujet, le cas échéant.

Les données relatives à l’existence du contrat, à la rémunération et aux avantages directs ou indirects qui sont consentis par SOBI France dans ce cadre ainsi que vos données telles que définies aux articles D.1453-1, R.1453-2 et R.1453-3 du code de la santé publique feront l’objet d’une publication sur le site www.transparence.sante.gouv.fr.

Vos données au format électronique sont hébergées sur les serveurs informatiques de Sobi situés en France et en Suède.

Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de ses données, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit à la portabilité des données ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données personnelles après son décès.

Vous pouvez librement accepter ou refuser de participer à nos manifestations à caractère promotionnel ou scientifique en tant qu’orateur ou expert ou à être pris en charge par SOBI France dans le cadre d’une manifestation (par exemple un congrès). Toutefois, lorsque vous acceptez d’intervenir en tant qu’expert ou orateur ou d’être pris en charge par SOBI France, les traitements qui relèvent d’une obligation légale de SOBI France (obligations sociales et fiscales, dispositifs anti-cadeaux et transparence des liens) ne peuvent pas faire l’objet d’une demande d’effacement, d’opposition ou de portabilité.

Lorsque vous nous faites part de données relatives aux exigences alimentaires, vous pouvez retirer votre consentement au traitement de ces catégories particulières de données à tout moment, sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Vous pouvez exercer vos droits aux coordonnées suivantes : RDP.FR@sobi.com ou Immeuble Pacific 11-13 Cours Valmy 92800 Puteaux.

Les droits de rectification relatifs à la publication dans le cadre de la transparence des liens peuvent également s’exercer selon les modalités prévues sur le site public www.transparence.sante.gouv.fr.

Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL).  

Contact
Pour toute question ou information complémentaire, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

SOBI France (responsable de traitement)
Adresse : Immeuble Pacific 11-13 Cours Valmy 92800 Puteaux.
Téléphone : + 33 1 85 78 03 40

Délégué à la protection des données
Adresse : Immeuble Pacific 11-13 Cours Valmy 92800 Puteaux.
Email : RDP.FR@sobi.com